Datenschutz - Bewerber

1. Name und Kontaktdaten des Verantwortlichen

novacare GmbH

Bruchstr. 48

67098 Bad Dürkheim

2. Kontaktdaten des Datenschutzbeauftragten

DSBX GmbH

Gablonzer Straße 4

76185 Karlsruhe

E-Mail: novacare@dsbx.one

3. Zwecke und Rechtsgrundlagen der Datenverarbeitung

Bewerbermanagement: Wir verarbeiten personenbezogene Daten, die uns per E-Mail,
Post oder über Onlineportale (wie Stepstone oder die Bundesagentur für Arbeit)
zugehen, zur Durchführung des Bewerbungsverfahrens und zur Entscheidung über
die Begründung eines Beschäftigungsverhältnisses. Rechtsgrundlage ist § 26 Abs.
1 BDSG.

Durchführung des Beschäftigungsverhältnisses: Im Rahmen des Arbeitsverhältnisses werden über
die Standard-Personalakte hinaus auch Leistungs- und Verhaltensdaten (wie
Zielerreichungen und Feedback) verarbeitet. Rechtsgrundlage ist § 26 Abs. 1
BDSG.

Verarbeitung von besonderen Kategorien personenbezogener Daten: Soweit im Rahmen der
Personalverwaltung Gesundheitsdaten der Beschäftigten verarbeitet werden,
erfolgt dies zur Ausübung von Rechten oder zur Erfüllung rechtlicher Pflichten
aus dem Arbeitsrecht, dem Recht der sozialen Sicherheit und des Sozialschutzes.
Rechtsgrundlage ist Art. 9 Abs. 2 lit. b DSGVO i.V.m. § 26 Abs. 3 BDSG.

Lohn- und Gehaltsabrechnung: Zum Zweck der ordnungsgemäßen Entgeltabrechnung und der
Erfüllung gesetzlicher Meldepflichten werden Abrechnungsdaten verarbeitet.
Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO in Verbindung mit den nationalen
steuer- und sozialversicherungsrechtlichen Vorschriften.

Interne Kommunikation und Zusammenarbeit (Kollaboration): Zur Organisation der
Betriebsabläufe nutzen wir E-Mail und Microsoft Teams. Zudem kommen innerhalb
von Microsoft 365 die Funktionen SharePoint, OneDrive, Planner, PowerBI,
OneNote sowie vereinzelt Forms und Bookings zum Einsatz. Copilot wird
ausschließlich in der Variante genutzt, welche in den Business-Lizenzen
enthalten ist und bei der kein Training der KI durch die Unternehmensdaten
stattfindet. Rechtsgrundlage ist § 26 Abs. 1 BDSG bzw. Art. 6 Abs. 1 lit. f
DSGVO (berechtigtes Interesse an einer effizienten und zeitgemäßen internen
Zusammenarbeit).

Videoüberwachung: Zur Sicherung des Eigentums und zum Schutz kritischer
IT-Infrastruktur findet eine Videoüberwachung statt, die auf die Serverräume
beschränkt und durch Hinweisschilder kenntlich gemacht ist. Rechtsgrundlage ist
Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an der Gebäudesicherheit und
dem Schutz vor unbefugtem Zutritt).

4. Empfänger oder Kategorien von Empfängern der Daten

Externe Dienstleister (Auftragsverarbeiter): Die Lohnabrechnungen werden
über einen externen Steuerberater mithilfe von DATEV erstellt. Zudem haben
IT-Dienstleister sowie Cloud-Anbieter im Rahmen von Wartung und Hosting Zugriff
auf Daten (insb. IONOS für das Hosting und verschlüsselte Backups sowie
Microsoft Ireland Operations Ltd.).

5. Datenübermittlung in Drittländer

Eine Datenübermittlung an Stellen in Ländern außerhalb der EU
bzw. des EWR kann im Rahmen der Nutzung von Microsoft-Diensten vorkommen, wobei
der Microsoft-Tenant explizit auf Europa eingestellt ist. Sollte es
ausnahmsweise zu Übermittlungen in die USA kommen, stützen wir uns auf den
Angemessenheitsbeschluss der EU-Kommission (EU-US Data Privacy Framework) oder
standardisierte EU-Vertragsklauseln.

6. Speicherdauer

Bewerberdaten: Bewerbungsunterlagen werden im Falle einer Absage für eine
Dauer von 6 Monaten aufbewahrt und anschließend datenschutzkonform gelöscht.

Videoaufnahmen: Die Speicherdauer der Videoaufnahmen im Serverraum beträgt in
der Regel 72 Stunden. Nur in begründeten Ausnahmefällen (z. B. bei Vorfällen an
Feiertagen/Wochenenden) erfolgt eine Speicherung von bis zu maximal 7 Tagen.

Beschäftigungsverhältnis: Daten aus dem Arbeitsverhältnis werden nach dessen Beendigung
für die Dauer der gesetzlichen (insbesondere steuer- und handelsrechtlichen)
Aufbewahrungsfristen gespeichert und danach gelöscht.

7. Bereitstellung der Daten und automatisierte Entscheidungsfindung

Pflicht zur Bereitstellung: Die Bereitstellung Ihrer personenbezogenen Daten
ist für die Durchführung des Bewerbungsverfahrens bzw. den Abschluss und die
Durchführung des Beschäftigungsverhältnisses erforderlich. Ohne diese Daten
können wir Sie nicht im Bewerbungsverfahren berücksichtigen bzw. das
Arbeitsverhältnis nicht durchführen.

Automatisierte Entscheidungsfindung: Eine automatisierte Entscheidungsfindung einschließlich
Profiling gemäß Art. 22 DSGVO findet nicht statt.

8. Betroffenenrechte

Sie haben das Recht auf Auskunft (Art. 15 DSGVO), Berichtigung
(Art. 16 DSGVO), Löschung (Art. 17 DSGVO), Einschränkung der Verarbeitung (Art.
18 DSGVO) und Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO).

Soweit die Datenverarbeitung auf Grundlage eines berechtigten Interesses (Art.
6 Abs. 1 lit. f DSGVO) erfolgt, haben Sie das Recht, jederzeit Widerspruch
gegen die Verarbeitung einzulegen (Art. 21 DSGVO). Zudem steht Ihnen ein
Beschwerderecht bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde zu (Art. 77 DSGVO).